O Google criou um método de otimizar a implantação do G Suite nas empresas, para além de adotarem a plataforma, aprendam a trabalhar com a colaboração do Google mais rápido e eficiente. Esse método consiste em três principais etapas: Core IT, Early Adopters e Go-Live, vamos explicar o que cada uma dessas fases representa e pode ajudar no processo de implantação do Google na sua empresa.
Esta metodologia é aplicada para empresas com mais de 150 usuários, o que permite grande sucesso no projeto para multiplicar o conhecimento rapidamente entre os usuários.
Antes de iniciar o processo da Gestão da mudança é feito um estudo da empresa, para saber qual a melhor maneira de aplicar cada etapa, neste estudo são formadas as turmas do Early adopters, cronogramas e expectativas gerais do projeto.
Core IT
Esta etapa é focada na área de TI da empresa, é feita configuração técnica dos aplicativos, domínio e Gestão dos usuários, são identificados os pontos de integração necessários e um breve treinamento para familiarizar a área de TI com o ambiente Google.
Early Adopters
Os Early Adopters são os usuários que vão aprender primeiro sobre as ferramentas do google, com a intenção de espalhar esse conhecimento, auxiliar a equipe de TI com dúvidas simples dos colegas e estímulo a equipe a adotar o Google. Cerca de 5% a 10% da equipe tem um treinamento com as ferramentas G Suite e se tornam um ponto de apoio para os demais usuários..
Go-Live
Nesta etapa todos os colaboradores da empresa já passam a usar o G Suite. É feita uma comunicação interna para informar e engajar as equipes e as ferramentas do G Suite entram em funcionamento.
Após o método da Gestão da Mudança aplicado na empresa observamos uma forte adoção das ferramentas por parte dos colaboradores, principalmente pelo incentivo dos Early Adopters. Como a maioria das pessoas já usa o G-mail em casa, já existe uma familiaridade com a interface da ferramenta, tornando a adaptação mais fácil para as equipes.
Para a empresa a fase de adoção das ferramentas para os colaboradores é um bom momento para avaliar possíveis integrações e automatização de processos internos, com aplicativos desenvolvidos pela MOVTI especialmente para a empresa, esses processos podem se tornar automáticos e rápidos.
Um bom exemplo de processo automatizado por aplicativos é o MOVTI Assinaturas , ele aplica assinaturas de e-mail personalizadas para segmentos dentro da empresa ou para todo o grupo.
Fatores de Sucesso
Alguns fatores de sucesso são enxergados logo após a implantação do G Suite, outros são enxergados a médio prazo. A curto prazo os colaboradores passam usar o melhor serviço de E-mail do mundo, eliminando spams e tornando o dia-a-dia muito mais ágil. As Agendas passam a ser integradas, tornando mais fácil agendar reuniões e organizar as equipes, de forma visual e eficiente. O Hangouts usado para chat e videoconferência, desde o primeiro momento já gera uma economia para a empresa e melhora a comunicação entre os colaboradores. Tudo isso com mobilidade de poder usar as ferramentas em qualquer dispositivo móvel e lugar.
A colaboração é um fator chave para a inovação dos processos. A médio prazo conseguimos enxergar as equipe usando todas as ferramentas do G Suite, tornando a empresa mais inovadora e eficiente em seus processos, refletindo diretamente na diminuição dos custos e no aumento dos resultados. Com isso, as empresas dão um importante passo para entrar na era digital, ou mesmo aumentar a sua eficiência com a tecnologia das ferramentas Google
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