As ferramentas de colaboração online tornaram-se indispensáveis no ambiente corporativo moderno. Com a digitalização acelerada e o crescimento do trabalho remoto, diferentes plataformas se consolidaram como pilares da comunicação empresarial. No entanto, a facilidade de compartilhamento de informações, em alguns casos, pode representar riscos significativos, especialmente quando se trata da segurança de dados e conformidade regulatória.
Uma pesquisa realizada pela Veritas Technologies revelou que 71% dos funcionários compartilham dados confidenciais da empresa em plataformas de colaboração. No Brasil, esse número chega a 84%, levantando uma questão relevante sobre compliance e proteção de informações sensíveis.
Diante desse cenário, como as empresas podem equilibrar produtividade e segurança? Neste artigo, exploramos os desafios, riscos e melhores práticas para garantir o uso seguro dessas ferramentas.
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O crescimento das ferramentas de colaboração e os desafios de compliance
A adoção de ferramentas de colaboração online tem sido exponencial. Estudos apontam que 40% dos funcionários passam mais da metade do dia utilizando esses canais para comunicação e troca de arquivos. No entanto, esse uso intensivo não vem acompanhado de boas práticas de governança de dados.
Entre os principais riscos observados, destacam-se:
- Compartilhamento indevido de dados confidenciais: informações estratégicas da empresa são frequentemente enviadas sem qualquer tipo de proteção adicional.
- Armazenamento inadequado de arquivos sensíveis: cerca de 71% dos brasileiros admitem manter cópias pessoais de dados corporativos sem excluí-los posteriormente.
- Falta de controle sobre canais de comunicação: muitas organizações ainda não possuem um monitoramento adequado das informações que circulam internamente.
Compliance e governança: o que está em jogo?
O aumento da litigiosidade e da regulamentação de proteção de dados colocou as empresas sob maior vigilância. Apenas 62% das companhias possuem um programa estruturado de governança de dados, o que significa que muitas continuam expostas a riscos desnecessários.
Entre os principais desafios enfrentados pelas empresas no que diz respeito à conformidade, podemos destacar:
1. Falta de monitoramento e controle
Sem políticas claras, os funcionários utilizam ferramentas de colaboração sem restrições, compartilhando documentos, contratos e dados estratégicos sem qualquer supervisão. Isso pode levar a vazamentos acidentais ou até mesmo a casos de espionagem corporativa.
2. Aumento da exposição a ataques cibernéticos
O relatório da Veritas aponta que 56% das empresas sofreram ataques cibernéticos no último ano. A descentralização dos dados e o uso de plataformas não seguras facilitam a ação de hackers e criminosos digitais.
3. Multas e penalizações elevadas
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil e o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia) impõem multas pesadas para empresas que falham na proteção de informações sensíveis. Como consequência, o não cumprimento das normas pode resultar em prejuízos financeiros e danos à reputação.
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Melhores práticas para compliance e segurança em ferramentas de colaboração
Diante desses desafios, as empresas precisam adotar estratégias para garantir que a colaboração digital ocorra de forma eficiente e segura. Aqui estão algumas boas práticas recomendadas por especialistas em segurança da informação:
1. Implementação de políticas claras de uso
Definir regras para o uso de ferramentas de colaboração é essencial. A empresa deve estabelecer quais plataformas são autorizadas, quais tipos de dados podem ser compartilhados e quem tem permissão para acessar determinadas informações.
2. Monitoramento e auditoria contínuos
Soluções de machine learning e inteligência artificial podem ajudar a identificar riscos, alertando sobre possíveis vazamentos de informações. Empresas que adotam monitoramento em tempo real reduzem significativamente as chances de sofrer incidentes de segurança.
3. Treinamento contínuo para colaboradores
A falta de conscientização dos funcionários é um dos principais pontos de vulnerabilidade. Treinamentos regulares, como Workshops, devem abordar:
- Como evitar o compartilhamento indevido de dados
- Riscos de ataques de phishing e engenharia social
- Boas práticas para armazenamento seguro de arquivos
4. Uso de plataformas oficiais e seguras
Ferramentas como Google Workspace, Microsoft 365 e Slack Enterprise Grid oferecem recursos avançados de segurança e conformidade, garantindo que todas as informações estejam protegidas contra acessos não autorizados.
5. Automação de compliance e remediação de riscos
A adoção de sistemas de classificação automatizada de dados permite que as empresas detectem informações confidenciais em tempo real e impeçam o armazenamento desnecessário de arquivos sensíveis.
Veja também: Camadas de segurança da informação: quantas e quais são?
Soluções MOVTI: segurança e compliance na colaboração digital
A MOVTI oferece soluções especializadas para empresas que desejam garantir segurança, produtividade e conformidade no uso de ferramentas de colaboração online. Como parceira oficial do Google, a MOVTI ajuda sua empresa a implementar:
- Google Workspace: um ambiente corporativo seguro e integrado, com controles avançados de acesso, auditoria e criptografia.
- Gemini AI: Inteligência Artificial segura e totalmente alinhada às normas de privacidade, que não utiliza dados empresariais para treinar modelos.
- Monitoramento de compliance: soluções para garantir que toda a comunicação digital esteja em conformidade com LGPD, GDPR e outras regulamentações globais.
- Treinamento e suporte especializado: capacitação da equipe para uso seguro das plataformas e implementação de políticas de segurança digital.
Se você busca aumentar a produtividade da sua empresa sem comprometer a segurança dos dados, entre em contato conosco e descubra como otimizar seu ambiente de colaboração online.
