Mesmo com todos os novos gadgets e promessas tecnológicas, os e-mails ainda funcionam muito bem, obrigado. São ferramentas essenciais na rotina de muitos profissionais e não têm previsão de abandonar o barco tão cedo. Mas você sabe como organizar o trabalho com os add-ons do Gmail?
O verdadeiro potencial da sua caixa de entrada começa quando você passa a contar com novos recursos e funcionalidades apresentadas pela gigante da tecnologia. O objetivo? Fazer com que você dê um passo além com suas mensagens.
Existem algumas extensões oferecidas pelo Google que podem realmente transformar a sua maneira de organizar o trabalho enquanto utiliza o Gmail.
Vamos, a seguir, saber quais são as principais e explicar qual é a função de cada uma.
Como organizar o trabalho com extensões do Gmail
Prepare-se: você está prestes a saber como organizar o trabalho com mais inteligência, além de deixar processos muito mais simples e intuitivos.
São vários os add-ons disponíveis, cada qual com funcionalidades específicas. Abaixo, separamos os que mais podem colaborar para a otimização do seu dia a dia no escritório:
Trello
É bem provável que você já esteja familizarizado(a) com o Trello ou, pelo menos, tenha ouvido falar na ferramenta. O sistema é simples: um esquema visual organizado por quadros e cartões para que o usuário consiga ter uma visão geral sobre os projetos em andamento.
No entanto, quando utilizado em conjunto com o Gmail, um amplo leque de possibilidades se abre. Você pode, por exemplo, transformar e-mail recebidos em cartões e fazer todo o controle através da própria caixa de entrada.
O interessante é que essa união elimina a distração de termos que trocar de abas ou apps para saber quais tarefas fazem parte da programação da semana ou conferir prazos das próximas entregas.
CRM ProsperWorks
Novamente sem precisar minimizar a janela do e-mail, ProsperWorks facilita o trabalho de CRM. Com o add-on do Gmail, é possível saber quando suas mensagens são lidas e por quem, e até mesmo efetuar vendas e fazer a nutrição de leads.
A extensão também elimina a necessidade de data entry, uma vez que automaticamente coleta os dados de seus contatos para tornar a comunicação mais rápida e unificada. Os fluxos de trabalho são automatizados e os relatórios podem ser customizados de acordo com as preferências do usuário.
Asana
O gerenciador de tarefas tem funções parecidas com as do Trello. Torna o direcionamento de responsabilidades mais intuitivo e agora, como add-on do Gmail, pode ter todas as ações realizadas a partir de sua caixa de entrada.
Isso significa que você consegue transformar mensagens em tarefas, estipular prazos, acrescentar observações e marcar pessoas, sem abandonar a interface do e-mail e com poucos cliques.
Smartsheet
Como o nome já diz, é uma planilha inteligente. Funcionando em parceria com o Gmail, consegue emitir faturas, gerar envelopes, escrever cartas e outros documentos. A Smartsheet assume a parte operacional de um trabalho com dados, permitindo que o usuário tenha mais tempo para dedicar a tarefas criativas.
A ferramenta cria documentos personalizados através da coleta de listas, nomes e endereços, possibilitando a fusão dessas informações a um Google Doc customizado para gerar diversos arquivos em tempo real, sem problemas de controle de versão.
Wrike
O app é destinado à gestão de projetos e segue a mesma ideia do Trello e do Asana, mas com alguns recursos adicionais relacionados à criação de relatórios automatizados. A integração aumenta a produtividade de colaboradores e otimiza o tempo de trabalho por permitir que várias ações sejam feitas diretamente do Gmail – tanto em navegação web quanto pelo Android.
As principais funcionalidades deste add-on incluem a criação de tarefas através de mensagens, o controle das mesmas (inclusive com visualização de imagens e formatações de texto), a colaboração direta por parte de todos os integrantes da equipe e a integração com outras ferramentas do Google, como Drive, Calendar e G Suite.
Estes são apenas alguns exemplos de complementos que podem melhorar – e muito – a organização do trabalho. São medidas simples e intuitivas capazes de oferecer diversos benefícios para todo o time de colaboradores de uma empresa em pouquíssimo tempo.
Qual delas você já utiliza e como a adoção de add-ons do Gmail facilitaram a execução de processos profissionais dentro do time? Compartilhe sua opinião e deixe sugestões nos comentários!
