A transformação digital trouxe agilidade e colaboração para empresas de todos os portes, mas também aumentou a exposição a riscos relacionados a dados pessoais.
Uma pesquisa do Grupo Daryus indicou que 80% das empresas brasileiras ainda não estão totalmente em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o que mostra um risco real e presente para quem lida com dados pessoais.
Vazamentos, acessos indevidos e falhas de governança podem gerar prejuízos financeiros e danos à imagem da empresa, e muitos ainda subestimam essas ameaças até que uma auditoria ou incidente mostre o impacto.
A LGPD prevê multas de até R$?50 milhões em infrações. E a falta de conformidade representa um risco que vai além da multa: a perda de credibilidade, confiança dos clientes e exposição a processos legais e regulatórios.
Ter conformidade é uma medida estratégica para proteger a reputação e os ativos digitais da sua empresa. Com o Google Workspace, é possível implementar políticas de segurança e proteção de dados pessoais de forma prática, utilizando recursos nativos que tornam a conformidade mais acessível e confiável.
Por que optar pelo Google Workspace?
O Google Workspace vai além de controles básicos como acesso limitado, autenticação em duas etapas e políticas de DLP que existem em qualquer plataforma.
Ele integra essas funcionalidades a um ecossistema completo de colaboração e produtividade na nuvem, permitindo, por exemplo, monitoramento centralizado de compartilhamento de arquivos, auditoria detalhada de atividades e alertas automatizados em tempo real.
Comparado a outras soluções de mercado, o Google Workspace oferece ferramentas nativas que combinam segurança, governança e usabilidade, tornando a conformidade mais eficiente e menos burocrática.
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Quais são as boas práticas no Google Workspace?
A proteção de dados na nuvem exige governança, processos claros e controle rigoroso sobre quem acessa o quê. No Google Workspace, é possível implementar práticas que garantem o uso seguro e transparente das informações, como, por exemplo, usando o Google Vault.
Retenção e exclusão de dados com Google Vault
Definir o ciclo de vida do dado é essencial para reduzir riscos, evitar armazenamento desnecessário e garantir rastreabilidade em auditorias. O Google Vault permite criar políticas automáticas para reter ou excluir informações sensíveis de acordo com regras claras da empresa.
Como aplicar no Workspace
- Mapeie os tipos de dados e documentos críticos: contratos de clientes, documentos financeiros, registros de RH, e-mails corporativos.
- Defina políticas de retenção, por exemplo:
- Contratos: manter por 5 anos, depois excluir automaticamente.
- Documentos financeiros: manter por 7 anos, conforme exigências fiscais.
- E-mails internos: manter por 2 anos, salvo casos específicos com auditoria em andamento.
- Configure políticas no Vault: acesse o Admin Console ? Vault ? Criar regra de retenção ? selecione tipos de conteúdo, usuários e período.
- Audite e monitore: Vault gera relatórios completos de retenção e exclusão, permitindo comprovar conformidade e revisar ajustes periódicos.
Por exemplo, um contrato de cliente é armazenado por 5 anos. Após esse período, o Vault exclui automaticamente o documento, garantindo que dados antigos não fiquem armazenados desnecessariamente. Caso haja auditoria, o log do Vault comprova que a política foi aplicada corretamente.
Diferencial do Workspace
Enquanto outras soluções exigem ou auditorias externas, o Vault automatiza retenção e exclusão com registros auditáveis e integra-se nativamente a Gmail, Drive e Documentos, reduzindo riscos e complexidade.
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Case de sucesso com a OdontoCompany
A OdontoCompany, com mais de 1.700 unidades franqueadas, enfrentava desafios de segurança e operação em rápida expansão, principalmente relacionados a e-mails de franquias e comunicação interna.
Problemas como spam, phishing e dificuldade de controle sobre contas e suporte tornavam a operação vulnerável e limitada.
A parceria com a Movti e a adoção do Google Workspace permitiram centralizar a gestão de e-mails, aumentar a segurança digital e melhorar a colaboração entre franquias.
A implementação de todos os e-mails e dados foi concluída em dois meses, com suporte técnico completo da Movti, incluindo acompanhamento da migração e gestão da mudança para toda a equipe.
Dessa forma, a OdontoCompany conseguiu aumentar a segurança e eficiência operacional com armazenamento e fluxo de informações sensíveis controlados e auditáveis. Reduzindo, assim, riscos de vazamentos e tendo maior confiança no uso dos dados dentro da rede de franquias.
Como a expertise da Movti também ajuda você
Como parceira Premier do Google, nossa equipe realiza a configuração detalhada de permissões, auditorias e monitoramento de acessos, viabilizando conformidade com a LGPD e maior proteção contra ameaças internas e externas. Além disso, definimos políticas de governança de dados, assegurando que informações sensíveis sejam armazenadas e acessadas com total controle e transparência.
Oferecemos suporte técnico especializado durante todo o processo, desde a migração até o período pós-implementação, incluindo treinamentos personalizados, atendimento em tempo real e acompanhamento contínuo.
Sua organização tem transição adaptada às rotinas internas, com ajustes nas permissões, organização de dados e integrações com sistemas já utilizados.
Nós transformamos a burocracia da conformidade LGPD em uma plataforma de trabalho simples, intuitiva e segura. Com isso, sua empresa mantém o foco na produtividade, enquanto viabilizamos estruturas que garantem a proteção e conformidade dos seus dados.
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